Offentlige anskaffelser

Innsyn i andre leverandørers tilbud ved offentlige anskaffelser

Det nedlegges et stort arbeid når en leverandør forbereder sitt tilbud i en anbudskonkurranse. En leverandør som ikke når opp i konkurransen vil derfor svært ofte være interessert i å foreta en vurdering av tilbudet som vant på egen hånd. Er han erfaren vet han at det ikke sjelden gjøres feil, undertiden til dels store feil, når en offentlig aktør evaluerer tilbud som er inngitt i en anbudskonkurranse.

Her følger noen tips i forhold til innsyn ved offentlige anskaffelser

1. Du har i utgangspunktet innsynsrett

Hjemmelen har man i offentlighetsloven (offentlegloven). Forskrift om offentlige anskaffelser har også bestemmelser om offentlighet og taushetsplikt. Den sentrale bestemmelse er likevel § 23 i offentlegloven som begrenser innsynsreten. Det heter der at:

”Det kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlege innkjøp, til valet av leverandør er gjort.”

Oppdragsgiver har en mulighet til å unnta tilbud og protokoll fra offentlighet. I praksis blir også dette gjort. Dette gjelder imidlertid bare til ”valet av leverandør er gjort”. Fra dette tidspunkt kan man altså kreve innsyn. Advokattipset er at man bør kreve slikt innsyn. Du kan ha krav på erstatning, f.eks for alle kostnadene ved inngivelse av tilbudet.

KOFA har lagt til grunn at leverandør som mener seg forbigått har krav på innsyn i de aktuelle dokumenter, altså at oppdragsgiver er nødt til å etterkomme et slikt krav.

Det skal legges til at oppdragsgiver har mulighet til å nekte fullt innsyn med hjemmel i andre bestemmelser i offentlegloven og forvaltningsloven.

2. Pass på fristene

Vær oppmerksom på fristene for å kunne kreve innsyn ved offentlige anskaffelser. Krav om innsyn må fremsettes før klagefrist er gått ut eller kontrakt er signert. Tidspunktet for når leverandør er valgt er når oppdragsgiver meddeler at man har valgt et tilbud – i praksis ved utsendelsen av brev om kontraktstildeling. Man har da normalt cirka 10 arbeidsdager på seg til å klage. Ha i mente at en advokat bør få tid til å sette seg inn i tilbudet som den som ønsker å klage har inngitt før det bes om innsyn, slik at man rask kan ta stilling til om tilbudet som vant faktisk var bedre.

3. Har man rett til innsyn i hele dokumentet?

Det alminnelige prinsipp om meroffentlighet gjelder om man krever innsyn ved offentlige anskaffelser. Prinsippet innebærer at selv om man kan unnta opplysninger fra innsyn, så skal det alltid vurderes om man likevel bør gi den etterspurte opplysningen. Det skal foretas en konkret vurdering av hva som veier tyngst av offentlighet eller hemmelighold.

Det er først og fremst en leverandørs forretningshemmeligheter man ikke har krav på innsyn i. Hva er så en forretningshemmelighet? Dette kan være alt fra arbeidsteknikker, markedsanalyser, prognoser, utregninger, forretningsstrategi mv. Kort sagt alt som kan skade et selskap dersom en konkurrent får kjennskap til det. Det finnes ikke noen mal for hva som er en forretningshemmelighet. Det må foretas en konkret vurdering. Tilbudets totalsum vil som hovedregel ikke kunne unntas offentligheten. Enhets- og delpriser og metodebeskrivelser vil på den annen side kunne være opplysninger som oppdragsgiver plikter å unnta. Ofte er det særlig viktig å få innsyn i enhetspriser for å kunne vurdere om det er foretatt en riktig vurdering av tilbudene. Det kreves en svært god begrunnelse for å få til dette, da normalen er at enhetspriser ikke oppgis.

Fremgangsmåten når bare deler av et tilbud skal gis innsyn i er å sladde den sensitive informasjonen i tilbudet.

Noe vi ofte ser at oppdragsgiver er så engstelig for å avsløre forretningshemmeligheter at store deler av dokumentene blir sladdet. Her er det viktig å komme på banen, gjerne med advokat og følge opp dette. Det må bes om begrunnelse for alle sladdinger som er foretatt.

Et annet problem kan oppstå som en følge av bestemmelsen i offentlegloven § 12 hvor det i spesielle tilfeller gis anledning til å unnta hele dokumentet dersom det først er gjort unntak for deler av et dokument. Eksempelvis når det blir urimelig arbeidskrevende for oppdragsgiver å gjennomgå alle dokumentene for å skille ut den sensitive informasjonen. Bestemmelsen gir også anledning til å unnta hele dokumentet dersom den offentlige delen gir et klart misvisende inntrykk av innholdet. Det samme gjelder dersom de unntatte opplysningene utgjør den vesentligste delen av dokumentet.

Det som gjerne er av interesse er prisene i tilbudet. Totalprisen er selvfølgelig offentlig. Hadde den ikke vært det kunne man ikke vurdert om det beste tilbudet vant konkurransen.

 4. Hvordan går man frem når man vil kreve innsyn i andre leverandørers tilbud ved offentlige anskaffelser?

Å kreve innsyn ved offentlige anskaffelser kan gjøres både muntlig og skriftlig. Å ta en telefon er både raskt og enkelt, men man må huske på at ved en slik muntlig henvendelse så har man ikke notoritet omkring at henvendelsen faktisk har blitt foretatt. Man risikerer derfor at oppdragsgiver, som gjerne er en kommune med mange ansatte, ikke ”husker” å ha mottatt forespørselen. Da har man et problem. Vi anbefaler at du sender en e-post med mottaksmelding eller et brev, gjerne rekommandert. (E-post er å foretrekke da man har kort tid å jobbe på i disse sakene). Det stilles visse krav til hvordan henvendelsen fremsettes, og det er viktig at disse overholdes. Kravene fremgår av § 28. Ta gjerne kontakt med oss for veiledning omkring fremgangsmåten.

5. Krav til avslaget om innsyn i andre leverandørers tilbud ved offentlige anskaffelser

Et avslag på innsyn må gis skriftlig. Avslaget trenger ikke grunngis, men organet må vise til hvilken lov- eller forskriftshjemmel som gir grunnlag for avslaget. Det holder ikke å vise til selve paragrafen, men også ledd/ avsnitt og eventuelle bokstaver eller nummer i bestemmelsen.

Avslaget skal også opplyse om klageadgangen og om klagefristen, som er på tre uker. Innen klagefristen kan det kreves en begrunnelse, der organet må redegjøre for hovedhensynene bak avslaget. Manglende svar på innsynsbegjæring skal regnes som et avslag, som kan påklages. Dette gjelder dersom det ikke gis svar på innsynskravet innen 5 arbeidsdager.

Krav om innsyn ved offentlige anskaffelser skal avgjøres uten ugrunnet opphold. Er ikke kravet besvart innen 5 arbeidsdager, regnes dette som et avslag som kan påklages. Det kan kreves papirkopi eller elektronisk kopi av dokumentene. Innsyn skal som den store hovedregel gis gratis.

6. Erstatning

Et krav om innsyn i andre leverandørers tilbud ved offentlige anskaffelser gir anledning til å gjennomgå tilbudet som vant og kan avdekke forhold som gir grunnlag for å kreve erstatning. En hovedforutsetning for å kunne kreve erstatning er at de alminnelige vilkår for erstatning er tilstede. De alminnelige vilkårene er at det foreligger ansvarsgrunnlag, årsakssammenheng samt økonomisk tap.

Det skilles mellom positiv og negativ kontraktsinteresse.

Den positive kontraktsinteressen er tap som oppstår som en følge av at man ikke ble tildelt kontrakten. Dette innebærer at man får dekket bruttofortjenesten man ville hatt dersom man hadde fått kontrakten. For å kunne kreve den positive kontraktsinteressen må man sannsynliggjøre at man ville ha vunnet anbudet om det ikke hadde vært for at oppdragsgiver gjorde en feil. Med andre ord kan ikke flere leverandører få denne erstatningen. Den er kun den reelle vinneren som kan få erstattet den positive kontraktsinteressen.

Ser man nærmere på hva som ligger i sannsynlighetskravet så følger det av praksis fra Høyesterett at det må være begått en vesentlig feil fra oppdragsgivers side. Det blir en konkret vurdering hvor størrelsen på feilen, hvilken type feil det er tale om, og i hvilken grad oppdragsgiver kan bebreides for at feilen har oppstått er sentrale momenter.

Typiske eksempler på når det kan være aktuelt med denne typen erstatning er når noen urettmessig har blitt avvist, tilbudene har blitt evaluert feil, eller det har blitt foretatt en usaklig avvisning.

Erstatning for den negative kontraktsinteressen omfatter dekning av alle utgifter leverandør har hatt med å utforme og inngi tilbudet samt utgifter pådratt for å stanse en ulovlig kontraktsinngåelse, herunder normalt kostnader til advokat. For denne type erstatning er det ikke snakk om at bruddet må være vesentlig, eller at oppdragsgiver må være å bebreide for feilen. For å ta stilling til årsakssammenhengen må man foreta en vurdering av om leverandøren ville deltatt i konkurransen om han visste feilen ville bli begått. Mindre bagatellmessig feil vil normalt ikke medføre at man ville latt være å delta i konkurransen. I praksis skal det ikke så mye til for å konstatere årsakssammenheng. De typiske situasjonene hvor leverandørene vil ha krav på erstatning for negativ kontraktsinteresse, er ved avlysning av en konkurranse før det er utpekt en vinner, avlysning av en konkurranse (uten saklig grunn) som aldri skulle vært igangsatt, ulovlige tildelingskriterier/uklart konkurransegrunnlag, ulovlig avvisningsbeslutning eller ulovlig tildelingsbeslutning.

 

Har du en sak?

Vi tilbyr en gratis og uforpliktende vurdering av din sak.

Ring oss
Send en e-post
Ring meg opp